“Zu viel zu tun!” – Funktioniert Ihr “Zugangsmanagement”?
Manche Führungskräfte sind gestresst und “austerminiert”, weil das in der jeweiligen Unternehmenskultur schick ist und die Karriereaussichten fördert – Sie kennen Tim Bendzkos ironischen Song “Nur noch kurz die Welt retten” ?
“Muss nur noch kurz die Welt retten, danach flieg ich zu dir.
Noch 148 Mails checken, wer weiss was mir dann noch passiert denn es passiert so viel…”
Andere Unternehmer und Führungskräfte leiden wirklich unter den vielen Aufgaben, haben den Eindruck, immer dem “Mehr” hinterher zu laufen. Dazu konnten Sie im letzten Blogbeitrag lesen, dass konsequente Delegation von Fach- und Steuerungsaufgaben wichtig ist, um weniger “im Unternehmen” und mehr “am Unternehmen” zu arbeiten.
Wie schaffen Sie das nun aber konkret? Es gibt drei Ansatzpunkte, sich “Luft” zu verschaffen: Ressourcen schaffen, Ressourcen auslasten und das Zugangsmanagement verbessern.
Das kennen Sie schon? – Dann werfen wir einen Blick auf die praktischen Erfahrungen zu diesen Themen.
Ressourcen schaffen: die Personaldecken sind heute oft sehr dünn, die Arbeitsdichte hoch. Wenn Sie selbst Stellen genehmigen können, haben Sie einen Vorteil, sofern Ihr Umsatz einen Personalaufbau erlaubt.
Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihre Personaldecke zu dünn ist, sollten Sie sich benchmarken mit Unternehmen oder Abteilungen Ihrer Branche, um Klarheit zu schaffen.
Wenn Sie nicht einstellen wollen oder können, gibt es andere Möglichkeiten: Sie können Tätigkeiten outsourcen oder auf zeitweilige Hilfe zurückgreifen, zum Beispiel in Form von befristeten Tätigkeiten oder über Freiberufler. Gerade im Assistenzbereich gibt es sehr fitte Leute, die sich schnell und reibungsarm einarbeiten.
Ressourcen auslasten: oft ist der Personalschlüssel zwar eng, aber nicht zu eng. Es gebe aber Mitarbeiter, denen man “nichts zumuten könne”, die sich nicht qualifizieren wollten, die sofort in einen Konflikt gingen, wenn man Unangenehmes an sie delegieren wolle…
Das sind keine Ressourcen-, sondern Personalführungsprobleme – und die kann man lösen. Der zunehmende Wettbewerbsdruck erlaubt keine “Spielecken” mehr im Unternehmen; Mitarbeiter, die sich entziehen, tun dies meist auf Kosten ihrer Kolleginnen und Kollegen. Hier heißt es: konsequent führen und sich nicht in “Spiele der Erwachsenen” verwickeln lassen.
Dritte Option: Zugangsmanagement schont Ihre persönlichen Ressourcen.
Wächst Ihr Unternehmen und “jeder kann immer zu Ihnen kommen?”
Gut gemeint, aber so können Sie Ihre Unternehmerrolle nicht wahrnehmen. Da hilft eine Assistenz, die Sie nicht nur gut organisiert, sondern auch freundlich, aber konsequent den Zugang zu Ihrer Zeit regelt.
Bestimmen Sie immer wieder mit Ihrer Assistenz und mit Ihrem Führungsteam, wer mit welchem Anliegen zu Ihnen kommen kann – und wer nicht. Das gilt für Ihre eigenen Führungskräfte, aber auch für Kunden und Mitarbeiter. Lassen Sie nicht zu, dass Mitarbeiter Ihre Führungskräfte übergehen.
Sorgen Sie auch für regelmäßige Kommunikation im Führungsteam – dann sind Sie auf dem Laufenden, erhalten alle wichtigen Informationen und können sich Zeitfreiräume für die Steuerungsarbeit nehmen.
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