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Es geht auch anders – agile Vorschläge gegen den Meetingfrust

Und wenn du nicht mehr weiterweisst, dann gründe einen Arbeitskreis?

Führungskräfte verbringen 80 Prozent ihrer Zeit in kommunikativen Situationen – in Gesprächen mit Kunden, Kollegen, Mitarbeitern, oder auch online im beharrlichen Abarbeiten der E-Mail-Flut. Das heißt im Klartext: effizient ist, wem es gelingt, die Kommunikation gut zu lenken.

Meetings sind okay – wenn die Gespräche tatsächlich „etwas bringen“. Zum Beispiel, weil man gemeinsam eine Lösung für ein verzwicktes Kundenproblem findet. Oder wenn man einen Ärger klären kann, denn man miteinander hatte. Oder wenn man eine besser Arbeitsteilung im Team findet.

Nicht immer ist das so. Woran liegt es, wenn Meetings mies laufen?

  • Unklare Ziele – sollte man nicht meinen, ist aber oft ein Thema. Ein Ziel ist dann klar, wenn alle Beteiligten eine gemeinsame Antwort auf die Frage haben:
    was genau soll nach dem Meeting anders sein? Welches sichtbare Ergebnis wollen wir erreichen?
  • Je lauer die Ziele, desto mehr Platz für (Einzel-)Interessen, die gar nicht ins Meeting gehören. Da möchte sich vielleicht jemand profilieren und versteckt das hinter einem Thema, das für andere kaum relevant ist. Nörgler, Grundsatzdiskussionen-Skeptiker und Vielredner kosten Zeit und sind manchmal schwer zu stoppen, weil sie ihre Anliegen geschickt verpacken.
  • Es sind nicht alle da, obwohl alle da sind – weil nebenher E-Mail gecheckt und Nachrichten geschrieben werden. Sie wissen es ja sicher: die Studien tendieren stark dazu, dass „Multitasking“ nicht nur Aufmerksamkeit abzieht, sondern auch das Leistungsvermögen beansprucht.
    Praktisch bedeutet es bei Meetings: die Kollegen bekommen nicht viel mit.

Besprechen Sie sich doch agil!

Da habe ich zwei Vorschläge für Sie: einen aus der Schweiz und einen aus dem Silicon Valley
(Wer hat’s  erfunden? – Egal, wichtig ist, dass es wirkt).

In einem Schweizer Unternehmen gibt es täglich ein kurzes Morgenmeeting, das die Leiterin steuert. Am Meeting nehmen alle (!) Führungskräfte teil, die im Unternehmen sind, immer zur gleichen Zeit am gleichen Ort. Das Meeting dauert maximal 15 Minuten und ist immer gleich strukturiert:

  • Was passiert heute wo in der Organisation?
  • Gibt es Abweichungen von der Planung?
  • Was ist heute für alle wichtig?
Daily Stand-Up

 

Was die Leiterin noch nicht wusste: das Label dafür kommt aus den USA:

Das „Daily Stand-up Meeting“!

Pointiert kann man sagen: das gesamte Team trifft sich jeden Tag, um sich kurz und bündig zum Stand der Dinge zu informieren. Man bleibt stehen, um das Meeting kurz zu halten.

Das Daily Stand-Up Meeting ersetzt keine Projektarbeitsgruppe, kein Reporting und keine Planungsgruppe. Aber genau das ist ja der Charme: ein Format für offene oder kritische Punkte bei der Tagesarbeit zu nutzen und den nächsten Lösungsschritt zu finden. Da alle dabei sind, können die Teilnehmer offene Punkte gleich “mitnehmen” für Zweiergespräche oder Planungsgruppen.

Ein Daily-Standup-Meeting endet, wenn alles Wichtige gesagt ist  – nach maximal 15 Minuten. Es wird knackig moderiert.

Noch mehr praktische Führungstools: die agile Toolbox für Sie!

Anfang Dezember 2016 erscheint die „Agile Toolbox“ auf meiner Website – und ein Interview zu Führung in Zeiten der Digitalisierung im Wirtschaftsmagazin econo.

Bis dahin wünsche ich Ihnen kurze Meetings!

 

 

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